社員が増えたとき、どのような方法で事務所のスペースを確保するべきでしょうか。
今よりも大きな物件に引っ越しをする選択もありますが、従業員の負担を考えるのであれば現事務所を残したうえで新しい物件を探す方法が向いているかもしれません。
こちらの記事では、オフィス増床の種類と成功させるポイントをお伝えしたうえで、移転と比較した場合のメリットなどを解説します。
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オフィスの増床の種類
オフィスの増床とは、事務所として使用しているフロア面積やサイズを広げる選択を意味します。
おもに内部増床と分室増床の2種類に区分されます。
内部増床は、同じ建物内で新しく物件を借りる方法であり、オーナーが同じ可能性が高いので依頼や交渉がスムーズに進みやすいです。
ただし、同じ建物に条件の適した物件が空いていなければ実現しません。
分室増床は、異なる建物で新しく物件を借りる方法であり、幅広い選択肢の中から理想的な事務所スペースを見つけやすいです。
ただし、依頼や交渉などゼロからおこなう必要があるため、時間・費用・手間がかかります。
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オフィスの増床を成功させるポイント
オフィスの増床を成功させるポイントとして、まずは拡大させる目的を明確化します。
「なぜ事務所の拡大が必要になるのか」を振り返って、働き方・コストなどメリットと一緒に現時点での課題点も洗い出すと、失敗を避けやすいです。
続いて、社員の数や業務に対して今事務所を拡大させる必要があるのかを判断する材料として事業計画書を作成します。
また、新しい物件を借りるとなれば賃料のほかに内装費用・設備費用などがかさむため、概算費用を算出してコストの適正さを判断します。
最後に、機密情報などを保護するためのセキュリティを搭載すれば、新しい事務所を確保したあとにトラブルが発生するリスクを軽減できるでしょう。
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オフィス移転と比較した場合の増床のメリット・デメリット
増床は移転と比較して、事務所の拡張に関する費用を安く抑えられます。
移転するとなれば、設備などを含む退去費用と新事務所の内装費用が二重に発生するからです。
また、必ずしも今の事務所の近くに理想的な物件が見つかるとは限らず、場所が離れれば今の従業員の通勤負担にもつながります。
移転費用を惜しまずに準備できるうえ、今の従業員の通勤時間や労働環境に悪い影響を与えない物件を見つけられたのであれば移転する選択も有効です。
しかし、今いる従業員の不満を募らせる原因になる恐れがあるのであれば、現事務所を残した状態での拡張を検討しましょう。
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まとめ
オフィスの増床は、現事務所と同じ建物で物件を探す方法と異なる建物で物件を探す方法があります。
新しく物件を借りるにあたってはまとまった費用もかかるので、適切なタイミングかどうかを判断するためにも計画的に進めるべきです。
移転させるほうが簡単に見えますが、今の従業員の負担になる恐れもあるので、労働環境を考慮しながら検討しましょう。
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